Musterformulare

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    Das Verfahren für die nächsten Sozialwahlen beginnt voraussichtlich im Dezember 2023. Die eigentlichen Wahlen im Mai 2024 bilden den krönenden Abschluss. Wie bei den vorangegangenen Sozialwahlen bietet der FÖD Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung auf seiner Website eine Reihe von Musterformularen, die von Unternehmen während des Wahlverfahrens verwendet werden können.

    Verbindliche Muster: Einige dieser Muster sind dem Gesetz als Anlage beigefügt und infolgedessen verbindlich. Falls der Arbeitgeber beschließt, seine eigenen oder durch Computerprogramme von Drittunternehmen erstellte Formulare zu verwenden, müssen diese den Mustern in der Anlage des Gesetzes entsprechen.

    Nicht verbindliche Muster: Neben den Mustern in der Anlage des Gesetzes gibt es auch Muster, die nicht verbindlich sind. Diese werden auf der Website als Hilfsmittel für Unternehmen bei der Durchführung von Sozialwahlen angeboten. Sie können auch von Drittunternehmen zur Erstellung von Computerprogrammen im Rahmen der Sozialwahlen verwendet werden.

    Es gibt zwei Arten von Musterformularen: 

    • diejenigen, die für den Arbeitgeber bestimmt sind, 
    • diejenigen, die für die repräsentativen Arbeitnehmer- und Führungskräfteorganisationen bestimmt sind. 

    Musterformulare zur Verwendung durch Arbeitgeber

    Beim Hochladen der nachstehenden Dokumente in die Webanwendung werden nur folgende Formate unterstützt: .docx, .xlsx, .pdf

    Verbindliche Muster: Informationen im Vorfeld der Wahlen 

    Während des Wahlverfahrens müssen den repräsentativen Arbeitnehmer- und Führungskräfteorganisationen, dem Betriebsrat (BR) und dem Ausschuss für Gefahrenverhütung und Schutz am Arbeitsplatz (AGSA) oder in deren Ermangelung der Gewerkschaftsvertretung und den Arbeitnehmern selbst einige Informationen zur Verfügung gestellt werden.

    Hierzu muss der Arbeitgeber die standardisierten Formulare verwenden, die automatisch generiert und über die Webanwendung heruntergeladen werden können. Diese Musterformulare sind nachstehend verfügbar. Sie enthalten die Informationen, die dem BR und dem AGSA in den verschiedenen Phasen des Verfahrens im Vorfeld der Wahlen zu übermitteln sind (X-60, X-35 und X).

    Die Dokumente X-60, X-35 und X müssen nicht unterzeichnet werden. Auf dem Dokument von Tag X muss das Datum des Aushangs angegeben werden.

    Für externe Empfänger werden die Formulare entweder über die Webanwendung Sozialwahlen des Föderalen Öffentlichen Dienstes übermittelt (auf diese Weise können alle repräsentativen Organisationen erreicht werden) oder per Post an den Sitz der repräsentativen Arbeitnehmer- und Führungskräfteorganisationen geschickt. Für die elektronische Übermittlung dieser Formulare können diese entweder automatisch in der Webanwendung durch direkte Eingabe der Informationen generiert oder in die Anwendung hochgeladen werden.

    Die Muster 

    Formularmuster für den AGSA

    Formularmuster für den BR

    Verbindliches Muster: Der Stimmzettel

    Die Kandidatenlisten werden am Tag X+77 endgültig abgeschlossen. Dann können die Stimmzettel erstellt werden.
    Als Hilfe für die Erstellung der Stimmzettel, können Sie nachstehend einen Musterstimmzettel herunterladen. Dieses Muster ist nur ein Beispiel, das an die Unternehmenssituation angepasst werden muss.

     

     

     

    Verbindliche Muster: Das Wahlprotokoll oder das Protokoll der Beendigung des Wahlverfahrens und die Bekanntmachung der Beendigung des Wahlverfahrens

    Sobald die Wahlverrichtung vorbei ist, aber auch falls das Wahlverfahren teilweise beendet wurde, erstellt der Wahlbürovorstand ein Protokoll.

    Der Vorsitzende versendet sofort:

    • Das Original der Protokolle, die dem nachstehenden Muster entsprechen, an den Generaldirektor der Generaldirektion Arbeitsrecht und juristische Untersuchungen des Föderalen Öffentlichen Dienstes Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung, rue Ernest Blerot 1, 1070 Brüssel, mit Angabe der zugewiesenen Aktennummer,

    • Eine Kopie der Protokolle an den Arbeitgeber, der sie während der gesamten Legislaturperiode aufbewahrt,

    • Per Einschreibebrief eine Kopie der Protokolle an die betroffenen repräsentativen Arbeitnehmer- und Führungskräfteorganisationen.

    Die Postsendung an den FÖD und das Einschreiben an die betroffenen repräsentativen Arbeitnehmer- und Führungskräfteorganisationen können durch das Hochladen einer Kopie des Protokolls in die Webanwendung ersetzt werden.

    Die Muster 

    Sobald die Wahlverrichtungen am Tag Y beendet sind, schließt der Wahlbürovorstand das Protokoll ab, das von allen Mitgliedern des Wahlbürovorstands unterzeichnet wird. 

    Bekanntmachung der vollständigen Beendigung des Verfahrens (DOCX, 24.87 KB): Das Wahlverfahren wird vollständig beendet, wenn für keine einzige Arbeitnehmerkategorie eine Kandidatenliste eingereicht worden ist. Mangels Kandidaten muss die Wahl nicht organisiert werden.

    Protokoll über die teilweise Beendigung des Verfahrens (1) (DOCX, 25.99 KB): Das Verfahren wird für eine oder mehrere Arbeitnehmerkategorien beendet, wenn für diese Arbeitnehmerkategorie(n) keine einzige Kandidatenliste eingereicht worden ist. Das Wahlverfahren wird für die anderen Arbeitnehmerkategorien, für die eine oder mehrere Listen eingereicht worden sind, fortgesetzt. Der Wahlbürovorstand, der für die Arbeitnehmerkategorie gebildet worden ist, die die größte Anzahl Wähler zählt, stellt die Beendigung des Wahlverfahrens fest (X + 79). Diese Feststellung erfolgt in einem Protokoll (siehe nachstehend), mit Angabe der Gründe, weshalb keine Wahl stattgefunden hat.

    Protokoll über die teilweise Beendigung des Verfahrens(2) (DOCX, 26.23 KB):Das Wahlverfahren wird für eine oder mehrere Arbeitnehmerkategorien beendet, wenn für die betreffende Arbeitnehmerkategorie nur von einer einzigen repräsentativen Arbeitnehmerorganisation oder einer einzigen repräsentativen Führungskräfteorganisation oder einer einzigen Führungskräftegruppe eine Kandidatenliste eingereicht worden ist und die Anzahl der Kandidaten, die auf dieser Liste vorgeschlagen werden, kleiner als die Anzahl der zu vergebenden ordentlichen Mandate ist oder ihr entspricht. Ein Wahlbürovorstand wird für die Arbeitnehmerkategorie gebildet und am Tag X+79 tritt dieser Wahlbürovorstand zusammen, um die Beendigung des Wahlverfahrens festzustellen.

    Verbindliche Muster: Ergebnis der Wahl und Zusammensetzung des eingesetzten Organs

    Nach den Wahlen gibt der Arbeitgeber am Tag Y+2 das Wahlergebnis und die Zusammensetzung des eingesetzten Organs durch ("digitalen") Aushang intern im Unternehmen bekannt.

    Für die Sozialwahlen im Jahr 2024 wurde dieses neue verpflichtende Musterformular in das Gesetz über die Sozialwahlen aufgenommen. Dieses Formular ist für die interne Kommunikation bestimmt und sollte nicht über die Webanwendung kommuniziert werden. 

    Nicht verbindliches Muster: Zustimmung zur Briefwahl 

    Die Briefwahl ist nur zulässig im Fall von:

    • Einer großen räumlichen Verteilung des Personals,
    • Aussetzung der Erfüllung des Arbeitsvertrags,
    • Nachtarbeit, sofern folgende Bedingungen für die Arbeitnehmer der betroffenen Kategorie erfüllt sind:
      • Am Tag der Wahlen beträgt der Anteil der Arbeitnehmer, die zwischen 20 Uhr und 6 Uhr arbeiten, nicht mehr als 5% der am selben Datum beschäftigten Arbeitnehmer,
      • die Zahl der zwischen 20 Uhr und 6 Uhr eingesetzten Arbeitnehmer liegt nicht über 15, 

    • Während der Öffnungszeiten der Wahlbüros werden die Arbeitnehmer nicht beschäftigt. 

    Dafür benötigt der Arbeitgeber die Zustimmung aller Vertreter der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen und der repräsentativen Führungskräfteorganisationen, die Kandidaten für die betreffende Arbeitnehmerkategorie vorgeschlagen haben, nicht später als 56 Tage nach Aushang der Bekanntmachung, in der das Datum der Wahlen angekündigt wird. 

    Zur Unterstützung bei der Einholung der Zustimmung zur Briefwahl können Sie nachstehend ein Muster herunterladen. Dieses Muster ist nur ein Beispiel, das je nach Unternehmenssituation eingesetzt werden kann.

    Sie finden hier auch ein Muster für die Erläuterung der Briefwahl, die dem Wähler zugeschickt werden kann.

    Nicht verpflichtendes Muster: Bekanntmachung zur Zusammensetzung des Wahlbürovorstandes. 

    Am 60. Tag nach dem Tag, an dem die Bekanntmachung ausgehängt wird, in der das Datum der Wahlen angekündigt wird, lässt der Rat oder der Ausschuss oder, falls noch nicht vorhanden, der Arbeitgeber eine Bekanntmachung aushängen, in der die Zusammensetzung der Wahlbürovorstände und die Aufteilung der Wähler pro Büro angekündigt werden.

    Nicht verpflichtendes Muster: Die Wahlaufforderung

    Die Wähler werden vom Arbeitgeber zur Wahl aufgefordert. Die Wahlaufforderung wird ihnen spätestens 10 Tage vor dem Wahldatum im Unternehmen ausgehändigt. Die Wahlaufforderung muss folgenden Vermerk enthalten: "Um den wirklich repräsentativen Charakter der zu wählenden Vertretung zu gewährleisten, haben alle Arbeitnehmer die Pflicht, an der Wahl teilzunehmen." In der Wahlaufforderung müssen mindestens das Datum und der Ort der Wahlen sowie das Büro, in dem der Arbeitnehmer vorstellig werden muss, vermerkt sein.

    Nicht verbindlich: Geschlechterverhältnis Sozialwahlen 2024

    Innerhalb von sechs Monaten nach Aushang der Wahlergebnisse muss der Arbeitgeber eine Übersicht über das Verhältnis von Männern und Frauen bei den Sozialwahlen vorlegen und mit dem Betriebsrat erörtern.

    Diese Übersicht bezieht sich sowohl auf die Zusammensetzung des Betriebsrats als auch auf die des Ausschusses für Gefahrenverhütung und Schutz am Arbeitsplatz und beinhaltet folgende Informationen:

    • Zahlen zum Verhältnis von weiblichen und männlichen Kandidaten und Gewählten, und zwar im Verhältnis zur Gesamtzahl der weiblichen und männlichen Arbeitnehmer im Unternehmen.
       
    • Zahlen zum Verhältnis von weiblichen und männlichen Arbeitgebervertreter, und zwar im Verhältnis zur Gesamtzahl des weiblichen und männlichen leitenden Personals im Unternehmen.

    Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Chancengleichheit von Männern und Frauen und Lohngefälle" des Kapitels "Arbeitsbedingungen und Entlohnung" der sozialen Kompetenzen des Betriebsrats. Dort finden Sie auch ein nicht verpflichtendes Musterformular. Beim Ausfüllen dieses Formulars kann sich der Arbeitgeber auf die statistischen Daten stützen, die in der Webanwendung Sozialwahlen 2024 übermittelt wurden.

    Der FÖD Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung stellt ein nicht verbindliches Musterformular zur Verfügung, das vom Unternehmen zur Erstellung dieser Übersicht verwendet werden kann. Unter Unternehmen wird hier die technische Betriebseinheit verstanden. Das Musterformular enthält für jedes Wahlverfahren spezifische Informationen, d. h. für jedes Mitbestimmungsorgan. 

    Geschlechterverhältnis AGSA

    Geschlechterverhältnis BR

    Musterformulare, die für die repräsentativen Arbeitnehmer- und Führungskräfteorganisationen bestimmt sind.

    Verbindliche Muster: Einreichung der Kandidatenlisten 

    Die Kandidatenlisten können elektronisch über die Webanwendung oder durch Postversand oder die Aushändigung der Listen in Papierform eingereicht werden. Die Einreichung der Listen über die Webanwendung ist fakultativ, aber sobald die Wahl des Übermittlungsweges getroffen wurde, muss die Gewerkschaft sich daran halten (auch im Falle einer Anpassung der Listen). Die Einreichung auf elektronischem Wege ist für alle Unternehmen möglich, auch für diejenigen, die die Webanwendung nicht nutzen.  

    Im Falle der Einreichung der Kandidatenlisten (einschließlich der Änderung der Listen oder Ersetzung der Kandidaten) über die Webanwendung müssen die Listen nicht nur mit dem Muster in der Anlage zum Gesetz übereinstimmen, sondern darüber hinaus dem Musterformat entsprechen. Nur das Excel-Format eignet sich für die Einreichung der Kandidatenlisten. Für Änderungen der Listen oder die Ersetzung der Kandidaten dürfen nur folgende Formate verwendet werden: .docx, .xlsx, .pdf   

    Falls die Kandidatenlisten (einschließlich der Änderung der Listen und der Ersetzung der Kandidaten) per Post versandt oder persönlich ausgehändigt werden, müssen sie dem Muster in der Anlage zum Gesetz entsprechen.

    Nicht verpflichtendes Muster: Die Zeugenliste

    70 Tage nach dem Tag, an dem die Bekanntmachung ausgehängt wird, in der das Datum der Wahlen angekündigt wird, können die betreffenden repräsentativen Arbeitnehmer- und Führungskräfteorganisationen so viele Arbeitnehmer, wie es Wahlbürovorstände gibt, als Zeugen bei den Wahlverrichtungen und genauso viele Ersatzzeugen bestimmen. Die benannten Zeugen werden ebenso wie der Arbeitgeber benachrichtigt. Die Zeugenliste wird dem Arbeitgeber mitgeteilt.